Sotto l’aspetto prettamente operativo il conto provvigioni rappresenta la rendicontazione, contrattualmente prevista dagli AEC, nella quale vengono riepilogate le varie provvigioni al fine di mettere l’agente/rappresentante in condizione di poter effettuare i dovuti controlli.
FONTE NORMATIVA
Il conto provvigioni rappresenta un adempimento contrattuale in quanto così previsto dagli AEC (Accordi Economici Collettivi) settorialmente vigenti nel:
* Commercio - art. 6 AEC 09 giugno 1988
* Artigianato - art. 6 AEC 01 dicembre 1989
* Industria/Confindustria - art. 7 AEC 16 novembre 1988
* Industria/API/CONFAPI - art. 7 AEC 25 luglio 1989
In applicazione di quanto sopra le Case mandanti devono curare la liquidazione delle provvigioni alla fine di ciascun trimestre ed entro 30 giorni dalla scadenza dello stesso devono inviare a ciascun agente/rappresentante di cui si avvalgono sia il conto provvigioni che il relativo importo, il tutto ovviamente nel rispetto delle formalità e delle normative vigenti in materia fiscale. in materia è intervenuto anche il D.Lgs. 303/1991, in seguito al quale anche l’art. 1748 c.c. nella nuova stesura stabilisce che il preponente deve consegnare l’estratto conto non oltre l’ultimo giorno del mese successivo al trimestre in corso.
LA MODULISTICA E I DATI DA RIPORTARE
Le disposizioni degli AEC non prevedono una specifica forma e le Case mandanti possono avvalersi della modulistica appositamente predisposta e reperibile presso le primarie case editrici e/o librerie specializzate. Nel conto provvigioni devono essere specificatamente e distintamente indicati i dati relativi:
- agli estremi dell’ordine e della fattura (numero, data, cliente, ecc.);
- alle condizioni di pagamento come convenute;
- agli importi delle relative provvigioni (in genere quelle maturate nel senso che gli ordini sono andati a buon fine);
- agli anticipi eventualmente corrisposti nel periodo stesso;
- all’importo totale delle provvigioni sia al lordo che al netto delle trattenute previdenziali e fiscali.
Il citato art. 1748 c.c. si limita ad affermare che l’estratto conto deve indicare gli elementi essenziali in base ai quali è stato effettuato il calcolo delle provvigioni.
CONSIGLI E SUGGERIMENTI
Come esperienza insegna nella pratica giornaliera spesso il conto provvigioni è predisposto nei modi più svariati, in particolare per quanto riguarda la cadenza (per esempio mensile, bimestrale, semestrale, a volte provvisorio, ecc.) e gli affari (sovente fa riferimento al solo fatturato e quindi ad affari non ancora andati a buon fine). Indipendentemente dall’organizzazione operativa/ contabile delle singole mandanti, per una serie di motivazioni è consigliabile adottare conti provvigioni trimestrali e sull’andato a buon fine o, fermo restando quanto in atto, di predisporne uno per così dire ufficiale con tali caratteristiche. Il suggerimento trova la sua ragione nelle seguenti considerazioni:
- gli AEC e l’art. 1748 c.c. prevedono la periodicità trimestrale;
- facendo riferimento solo agli affari andati a buon fine si hanno dati certi e determinati, quasi sicuramente non più soggetti a modifiche o storni (star del credere, per recupero provvigioni non spettanti, per contributi versati in più, ecc., nonché per possibili contestazioni);
- infine si individuano le somme certe su cui calcolare e versare la contribuzione trimestralmente dovuta all’ENASARCO, prevista sulla base del criterio di competenza.
Questo non vuol dire che altri sistemi non possano essere parimenti validi; però esperienza insegna che di fatto prima o poi finiscono con il portare una serie di problematiche operative riguardanti ristorni, rettifiche e, perché no, anche disguidi e contrasti con gli stessi agenti e rappresentanti.
CONTESTAZIONI SUL CONTO PROVVIGIONI
A fronte ed in conseguenza di contestazioni, le somme eventualmente dovute devono essere versate non oltre 30 giorni dalla definizione delle controversie. In merito ad eventuali contestazioni gli AEC del commercio e dell’artigianato prevedono che, se non presentate entro 60 giorni dal ricevimento del conto provvigioni, lo stesso si intende definitivamente approvato.
INTERESSI PER RITARDATI PAGAMENTI
In caso di pagamenti ritardati oltre 15 giorni rispetto ai termini stabiliti, la Casa mandante è tenuta ad un interesse pari al tasso ufficiale di sconto. Questa tolleranza potrebbe ritenersi non più valida dopo che nel nuovo art. 1748 c.c. è stato stabilito che le provvigioni devono essere effettivamente pagate entro il termine di 30 giorni dalla scadenza del trimestre.
TERMINI MINISTERIALI
Essendo il conto provvigioni contrattualmente previsto entro 30 giorni dal trimestre considerato, questi sono i termini di calendario nell’anno:
* 30 GENNAIO - 4’ trimestre anno precedente (ottobre/dicembre)
* 30 APRILE - 1’ trimestre (gennaio/marzo)
* 30 LUGLIO - 2’ trimestre (aprile/giugno)
* 30 OTTOBRE - 3’ trimestre (luglio/settembre)
